Сталий розвиток, стійкість і успішна робота громадських організацій неможливі без ефективного залучення ресурсів і розбудови партнерств. Розглянемо ключові моменти, які варто врахувати при плануванні фандрейзингу та роботі з партнерами.
Вебінар є частиною листопадового онлайн-інтенсиву «Сила малих спільнот» для громадських організацій та ініціативних груп, які прагнуть зростати і втілювати успішні проєкти. Навчальна програма реалізується ГО «СТЕП» спільно з експертною командою ВГО «Інститут Республіка».
Тренерка: Олександра Гліжинська
Виконавча директорка ВГО «Інститут Республіка», засновниця Всеукраїнської ініціативи «Активна Громада», експертка зі стратегічного розвитку, психологиня.
План і зміст вебінару
- Аналіз спроможності грантера.
- Як співпрацювати з донорами: практичні поради.
- Типова форма проєктної заявки: що впотрібно врахувати.
Анонс вебінару: на сторінці СТЕП за цим посиланням.
Оцінка ресурсів — перший крок до формування фандрейзингової стратегії організації або бюджету окремого проєкту.
Аналіз спроможності
Перед тим як звертатися до донорів або інших фінансових партнерів, ГО варто оцінити власну спроможність, відповівши на кілька ключових запитань:
Чи є у вас стратегія? Як ви забезпечите стійкість досягнень?
Це ключове питання, яке стосується будь-якої організації, органу місцевого самоврядування чи навіть бізнесу, що планує отримати грантову підтримку на свої проєкти та ідеї. Стратегія демонструє довгострокову стійкість та показує, як діяльність, фінансована грантом, впливатиме на розвиток організації та громади після завершення проєкту. Якщо ми говоримо про громади, це може бути також план відновлення.
У чому ваша унікальність? Чим ви відрізняєтеся від інших потенційних грантоотримувачів?
Розуміння своїх конкурентних переваг дозволить виділятися серед інших заявників. Це може бути специфічний досвід, унікальні компетенції, ключові напрями роботи або доступ до цільових аудиторій. Якщо ви можете коротко й чітко відповісти на це питання, ви вже частково готові до співпраці.
Який ваш грантовий досвід? Чим ви доведете, що зможете втілити проєкт?
Важливим є власне досвід управління грантовими коштами, звітування перед донорами та співпраці з іншими партнерами. Для ОМС — це доведений досвід співпраці з громадськими організаціями. Для ГО — досвід активності, розвитку партнерств, залучення коштів спільно з іншими організаціями.
Грантовий досвід — це питання не про те, чи успішно ви залучали кошти на свої проєкти, а про те, чи довіряли вам донори. Довіра — це одна з найбільших цінностей у співпраці.
Які ключові кваліфікації вашої команди?
Потужна команда, здатна ефективно управляти проєктами, — вагомий аргумент для донора. Дуже важливо зберігати тих спеціалістів/ок, які можуть вам допомагати втілювати проєкти або залучати гранти. Якщо таких немає у команді, варто розглянути партнерство з іншими організаціями.
Хто готовий вас підтримати, надати рекомендацію?
Які громадські організації чи інші партнери можуть вас підтримати, поділитись ресурсами або ж дати схвальну рекомендацію? Це важлива домашня робота, яку потрібно виконати завчасно: налагодити добрі відносини, домовитись про рекомендацію чи інше сприяння в вашій роботі.
Як ви інформуєте про свою діяльність?
Прозорість і публічність — важливі для формування довіри. Ведення соцмереж, історії успіху та участь у форумах допомагають підвищити впізнаваність організації та її лідерів і лідерок.
Чи донори вже знають про вас? Звідки можуть дізнатися?
Перший контакт з потенційними партнерами може відбутися до вашого подання на конкурс. Можливо, ви проводили обговорення потреб, робили аналітику по громаді та надсилали її донорським організаціям або ж самі брали участь в фокус-групах чи інформаційних зустрічах з донорами. Аналітичні дані про ситуацію в громаді чи регіоні, зріз потреб, громадська думка — це все завжди цікаво для партнерів. Долучайтеся до заходів за участі представників донорів, бо це впливає на те, чи вас почують.
Фандрейзинг — це не тільки про кошти, це питання матеріальних і людських ресурсів. Можна залучати допомогу від бізнесу чи громадських організацій у вигляді партнерств та експертизи.
Як працювати з донорами: практичні поради
Власна база донорів дозволить вашій організації залучати кошти системніше й ефективніше.
Маючи стратегію, оперативний і річний план, ГО може створити базу потенційних партнерів, які мають спільні з нею цілі й пріоритети. Це допоможе проаналізувати ринок донорів і визначити, з ким варто надалі розвивати відносини.
Підготуйте короткий опис вашої організації та ваших проєктів.
Це може бути презентація з фотографіями або текстовий документ (резюме чи профіль організації). Якщо це опис громади, доцільно додавати загальну інформацію про розташування й структуру, стратегію, реалізовані проєкти. Таку презентацію бажано мати й англійською мовою.
Комунікуйте з повагою до ваших партнерів і не забувайте, що ця повага криється в деталях.
Не відправляйте листи без теми та внутрішнього вмісту, інакше ваше повідомлення може потрапити в «Спам», або ж ви справите негарне враження на вашого адресата. Додаючи вкладені файли, звертайте увагу, щоб це були якісно оформлені додатки: якісні сканкопії, зрозумілі назви файлів, оптимізований розмір файлів. Намагайтесь доносити інформацію про себе, ваші запити й пропозиції максимально доступно й зручно для партнерів.
Тримайте контакт з партнерами та долучайтесь до подій за їхньої участі.
Найкращий варіант — бути спікером на такій події, адже це гарний спосіб заявити про себе, потреби своєї громади та запам’ятатися. Знайомства й мережування — ще один плюс участі в подіях. Важливо бути відкритими й готовими до розмов, знайомитися з людьми, розповідати про свою громаду чи організацію, виклики та рішення, які ви пропонуєте. Використовуйте вашу участь для пошуку потенційних партнерів і обговорення можливостей співпраці.
Ваша позиція посилюється, якщо у вас є особистий контакт. Під час особистих зустрічей формується довіра. Це завжди можливість розказати про себе, свій досвід, обговорити можливість нових проєктів.
Після події доцільно закріпити новий контакт: написати лист, подякувати за розмову, запитати про подальшу комунікацію, запропонувати зустрітись у Zoom. До речі, такі онлайн-зустрічі також варто ретельно планувати. Ви маєте бути в комфортних умовах, щоб людина вас добре чула і бачила.
Відстежуйте актуальні конкурси й вчасно розпочинайте роботу над заявкою.
Щоб отримати підтримку від донорів, дуже важливо правильно писати грантові заявки, стежити за оголошеними конкурсами, починати роботу завчасно, мати якісні пропозиції, що відповідатимуть тематиці конкурсу та вашій стратегії. До цієї роботи можна залучати спеціалістів з необхідною експертизою, а також волонтерів (наприклад, для моніторингу можливостей, ведення бази конкурсів, перекладу заявок).
Будьте проактивні та регулярно інформуйте партнерів про ваші проєкти та успіхи.
Це може бути якісна та змістовна розсилка про новини у вашій громаді або організації, результати поточних проєктів, дані досліджень — залежно від того, з якими темами працюють ваші партнери і що їх цікавить. Добре, якщо така розсилка матиме усталену періодичність: раз на місяць чи раз на квартал.
Запрошуйте партнерів на ваші події — наживо й онлайн.
Донорам цікаво бачити, що відбувається в громадах. Тому запрошення до участі в події може закласти добрий початок розвитку сталих відносин і довіри. Якщо через безпекові чи інші питання люди не мають можливості долучитися офлайн, можна запропонувати приєднатися до заходу через Zoom.
Написання проєктів — це майстерність, яку можна й варто розвивати. Постійно навчайтесь, беріть участь у тренінгах або отримайте менторську підтримку, щоб покращити ваші проєкти.
Робота над проєктною заявкою: що врахувати
Типова грантова заявка зазвичай містить такі компоненти, які потрібно прописати:
- Проблема. Певний негативний стан речей у вашій громаді, області або галузі, який ви прагнете змінити й маєте для того конкретне рішення.
- Актуальність. А чому ця проблема взагалі важлива? У цьому розділі важливо надати аргументи: дані опитувань, фокус-груп, посилання на документи, попередній досвід роботи з цією проблемою.
- Мета. Якщо проблема — це негативний стан речей, то мета є позитивним результатом, якого можна досягти завдяки пропонованому рішенню.
- Завдання та методи їх досягнення. Зазвичай це 3-4 стратегічні завдання, для яких деталізуються методи: а що саме пропонується зробити.
- Планування. Часові межі, конкретні місяці, тижні чи дати — залежно від вимог донора до деталізації та уточнення часу.
- Результати. Короткострокові, які заплановано досягти за час реалізації проєкту. І довгострокові, які проявляться після завершення проєкту.
- Показники успішності. Які якісні та кількісні показники свідчитимуть про досягнення цілей проєкту? Наприклад, кількість учасників/ць, розробка нормативних документів, підвищення рівня знань учасників/ць.
- Методологія моніторингу. Які засоби й методи дозволять відстежити прогрес у виконанні результатів? Наприклад, це можуть бути анкети зворотного зв’язку для тренінгів, що дозволяють якісно оцінити проведений захід, та реєстраційні форми (кількість учасників/ць). Фотографії, записи вебінарів, форми реєстрації, анкети, публікації в ЗМІ та соціальних мережах — найперші джерела інформації для моніторингу.
Конспект підготовлено за матеріалами вебінару Олександри Гліжинської. Авторки конспекту: Інна Стащук, Ольга Єременко.
Цей онлайн-інтенсив є частиною проєкту «Сила малих спільнот», що реалізується Громадською організацією «Стратегії і технології ефективного партнерства» (ГО «СТЕП») за підтримки National Endowment for Democracy.