Фінансовий менеджмент — передумова успішної діяльності громадських організацій. Це процес управління фінансовими ресурсами, що забезпечує реалізацію стратегії та досягнення цілей організації.
Вебінар є частиною листопадового онлайн-інтенсиву «Сила малих спільнот» для громадських організацій та ініціативних груп, які прагнуть зростати і втілювати успішні проєкти. Навчальна програма реалізується ГО «СТЕП» спільно з експертною командою ВГО «Інститут Республіка».
Тренерка: Олександра Гліжинська
Виконавча директорка ВГО «Інститут Республіка», засновниця Всеукраїнської ініціативи «Активна Громада», експертка зі стратегічного розвитку, психологиня.
План і зміст вебінару
- Підходи та рекомендації до формування бюджетів.
- Основні статті витрат бюджету громадської організації.
- Заборонені статті витрат.
Анонс вебінару: на сторінці СТЕП за цим посиланням.
Фінанси — це ресурс, який допомагає реалізувати стратегію громадської організації.
Стратегія як основа фінансового управління
Ефективне управління фінансами неможливе без стратегічного бачення. Часто організації, які тільки починають працювати, орієнтуються на проєктний підхід, подаючи проєкти на оголошені конкурси. Це може певний час працювати, але не сприяє розвитку організації та її стійкості.
Щоб зростати й розвиватись, організація повинна мати чіткі відповіді на питання: чого вона прагне через три чи більше років, якою має бути? На основі цього бачення прописується стратегія організації, яка підкріплюється бюджетом. І важливо, щоб він враховував не лише співпрацю з донорами, але й іншими ГО, місцевим самоврядуванням, бізнесом. Не менш важливо врахувати, які проєкти готові підтримувати громадяни.
Особливості фінансового менеджменту ГО
Головне, що відрізняє громадські організації від бізнесу: вони не отримують прибутків. Навіть якщо ГО займається виробництвом продуктів або наданням послуг, виручені кошти спрямовуються на реалізацію місії та цілей організації. Про це варто пам’ятати, звітуючи перед податковою: усе, що надійшло на рахунок ГО, має бути витрачено чітко за призначенням і прозвітовано.
ГО переважно залежать від зовнішніх джерел фінансування, насамперед — грантів. І все ж сталий розвиток неможливий без диверсифікації надходжень.
Можливі джерела фінансування для ГО (крім грантів):
- співпраця з бізнесом;
- пожертви від громадян;
- членські внески;
- підтримка з боку органів місцевого самоврядування;
- державні програми.
Диверсифікація джерел доходів зменшує залежність організації від одного донора та підвищує її фінансову стійкість.
Планування в фінменеджменті
- Короткострокове планування. Охоплює річні проєкти та складання бюджетів до них, та планування бюджету на операційну діяльність (оренда офісу, закупівлі матеріалів для поточної роботи, інформаційні кампанії).
- Довгострокове планування. Більше практикується організаціями, які працюють тривалий час. Це прогнозування потреб у коштах та їх надходжень на декілька років. Наприклад, є практика створення резервних фондів (ендаументів), що дозволяють ГО переживати фінансові труднощі.
Процеси управління фінансами
Ефективне управління коштами вимагає чітких внутрішніх політик. Облікова політика повністю описує процедури, як організація обліковує кошти, доходи, витрати. Може бути окрема політика, що регламентує закупівлі: наприклад, невеликі витрати погоджуються без тендерів, закупівлі на суму від 50 000 грн здійснюються через тендер, а від 150 000 грн — через відкритий конкурс.
Внутрішні політики організації, зокрема в частині фінансів, є важливими для міжнародних донорів. Вони свідчать про прозорість і професійність управлінських процесів, спроможність до роботи з грантовими коштами.
Прозорість та підзвітність
Прозорість у фінансових питаннях є обов’язковою умовою для успішної співпраці з донорами, дотримання вимог законодавства та доброї репутації в суспільстві. Тож фактично добросовісна ГО звітує про витрачені кошти тричі.
Звітність у державні органи. Ведення бухгалтерії та звітування обов’язково враховують законодавство України, податкові вимоги, стандарти бухобліку. Якщо є питання про процедури звітування, офіційні запити до податкової допомагають отримати точну інформацію та уникати помилок.
Звітність для донорів. Окремий облік витрат для кожного проєкту з урахуванням специфічних вимог донорів, які зазвичай чітко прописані у договорах. Практика звітування перед донорами дуже різна: від спрощених форм до цілого пакету документів. ГО важливо мати первинну документацію для підтвердження витрат за бюджетом проєкту.
Прозорість перед громадою. Оприлюднення інформації про витрати організації (річні звіти, квартальні звіти) сприяє довірі зі сторони бенефіціарів, донорів та інших зацікавлених сторін.
Як готувати проєктну пропозицію та бюджет
Ретельне вивчайте вимоги донора та умови конкурсу.
- Бюджет проєкту має відповідати вимогам конкурсу.
- Уважно читайте (декілька разів!) умови конкурсу та інструкції до бюджету.
- Перевіряйте текстові та фінансові частини заявки: чи відповідає написане й прораховане вимогам донора.
- Якщо є можливість отримати пряму консультацію (зустріч з донорами, вебінар), скористайтесь нею, щоб поставити свої запитання та дізнатись більше, ніж написано в конкурсному оголошенні.
Плануйте роботу над проєктом наперед і відповідально.
- Успішні проєкти не пишуться в останню ніч. Оптимально готувати заявку за декілька тижнів або навіть місяць до дедлайну.
- Намагаючись швидко підготувати проєктну заявку на «гарячий конкурс», можна не лише допуститись низки помилок, а й продемонструвати недостатню професійність вашої організації.
Структуруйте бюджет за наданою формою відповідно до вимог донора.
- Кожна активність, згадана в описовій частині заявки, має бути відображена у бюджеті. Якщо це десять тренінгів — ці десять тренінгів мають бути прописані в бюджеті. Якщо йдеться про інформаційну кампанію — внесіть у бюджет гонорар піарника або витрати на інформаційні матеріали.
- Якщо якісь заходи за проєктом проводяться на волонтерських засадах, про це також варто зазначити в заявці або й в бюджеті, особливо якщо в ньому передбачений власний нефінансовий внесок.
- Основні витрати, внесені в бюджет, мають стосуватися безпосередньої діяльності — активностей, які прописані в проєкті.
- Адміністративні витрати зазвичай обмежуються та складають 10% від загального бюджету. Це оренда офісу, оплата праці керівника, оплата комунальних послуг.
- Оплата праці основної команди (послуг менеджерів/ок, координаторів/ок, комунікаційної команди, бухгалтера) не повинна перевищувати 30% бюджету. Проте вимоги донорів можуть бути дуже різними й зазвичай вказуються в умовах конкурсу або інструкціях до бюджету.
- Оплата праці (гонорари) залучених експертів/ок або консультантів/ок зазвичай рахуються окремо. Часто тут дозволяються більші витрати.
Враховуйте обмеження до бюджету та додаткові застереження.
- Реклама, друк і таргетована реклама в соцмережа часто потребують детального узгодження з донором.
- Є стандартні заборонені статті витрат: закупівля зброї, товарів подвійного призначення, алкоголю тощо.
- Суворо заборонена підтримка терористичної діяльності. Саме тому деякі донори вимагають перевірки всіх контрагентів на предмет їхніх зв’язків з терористичною діяльністю (здійснюється за спеціальними базами даних перед укладанням договорів).
- Також заборонено мати серед контрагентів тих, хто пов’язаний з країнами, які перебувають під санкціями.
Є таке поняття, як фінансова, або грантова історія. Молодій організації потрібно послідовно нарощувати фінансовий потенціал, починаючи з невеликих, зате досяжних грантів.
Поради для молодих організацій
Знайти ментора або менторку, які супроводжували організацію в її перших проєктних кроках.
Починати з малих проєктів — субгранти та мікрогранти, 100 000 грн чи 200 000 грн. На цих невеликих сумах вчитись керувати фінансами.
Формувати партнерства з більш досвідченими організаціями, які можуть посилити вашу заявку й навіть стати для вас менторами у вашому проєкті.
Прагнути до стабільного фінансування через системну роботу з донорами. Для цього виписувати перелік потенційних донорів за тими ключовими темами, з якими працює ГО, аналізувати їхній досвід роботи: як часто оголошуються конкурси, які гранти вже видавали, які організації та проєкти їх отримали. Це дозволяє спланувати роботу з проєктами.
Напрацьовувати фінансові політики. Коли організація виходить на постійне фінансування, доцільно розробити найважливіші політики — облікову, політику закупівель, запобігання конфлікту інтересів. Для організації, яка націлена на розвиток і системне отримання коштів, ці документи важливі.
Не поспішайте та не зневірюйтесь. Наберіться досвіду, напишіть гарний проєкт, отримайте перший грант, пропрацюйте рік — і далі буде більш зрозуміло, як це працює. А успіх неодмінно прийде до вас.
Конспект підготовлено за матеріалами вебінару Олександри Гліжинської. Авторки конспекту: Інна Стащук, Ольга Єременко.
Цей онлайн-інтенсив є частиною проєкту «Сила малих спільнот», що реалізується Громадською організацією «Стратегії і технології ефективного партнерства» (ГО «СТЕП») за підтримки National Endowment for Democracy.