Планування — ключ до ефективної роботи й досягнення цілей у будь-якій команді. Маючи дієву стратегію і впроваджуючи SMART-планування в своїй діяльності, організації можуть не лише досягати результатів, але й адаптуватися до змін та залучати ресурси для розвитку.
Вебінар є частиною листопадового онлайн-інтенсиву «Сила малих спільнот» для громадських організацій та ініціативних груп, які прагнуть зростати і втілювати успішні проєкти. Навчальна програма реалізується ГО «СТЕП» спільно з експертною командою ВГО «Інститут Республіка».
Тренер: Віталій Гліжинський
Фасилітатор, керівник проєктів ВГО «Інститут Республіка» та координатор діяльності всеукраїнської мережі.
План і зміст вебінару
- Чим важливе оперативне планування.
- Структура річного плану дій: ключові елементи та підходи.
- Етапи створення річного плану дій: від аналізу потреб до визначення пріоритетів.
- Інструменти для моніторингу виконання плану: звітність, коригування, аналіз.
Анонс вебінару: на сторінці СТЕП за цим посиланням.
Планування — це невід’ємна частина стратегії. Маючи прописану стратегію й деталізований план дій, ви можете ефективніше спілкуватися з партнерами, навіть якщо їхні стратегії відрізняються від вашої.
Чому плани мають значення
Чи може організація працювати, не плануючи наперед свою діяльність? Так, але такий підхід може призвести до хаотичної роботи, дублювання завдань та невиконаних задач. Особливо у великій команді.
Натомість планування дозволяє зосередитися на цілях, полегшує співпрацю з громадами і донорами, які часто запитують громадський сектор про майбутні проєкти, дозволяє спростити процес подання грантових заявок і заощадити час.
При цьому успіх планування залежить від згоди в організації. Для підвищення ефективності роботи, уникнення дублювань і непорозумінь важливо, щоб 85% команди підтримували узгоджений план дій.
Стратегія + Оперативне планування
Стратегія організації зазвичай виглядає, як «дерево цілей», що включає:
- Стратегічні цілі — загальні напрями діяльності, які відповідають пріоритетам роботи і допомагають досягти бачення організації на найближчі роки.
- Оперативні цілі — позитивні результати, досягнення яких вказує на виконання стратегічних цілей.
- Завдання або проєкти — конкретний перелік завдань, які потрібно виконати, щоб досягти оперативних цілей.
Українським ГО наразі оптимально планувати роботу на три роки. Таке планування забезпечує сталий організаційний розвиток і зміцнення компетенцій, але водночас залишає певну гнучкість для внесення змін у діяльність згідно з новими стратегічними цілями й пріоритетами.
Річний плану: етапи розробки та структура
Річний план дій — це план на найближчий рік із детальним описом активностей і термінів їх втілення. Це зручний інструмент, що дозволяє організувати роботу команди, визначити послідовність виконання завдань, деталізувати цілі організації. Такий план можна створювати в різних програмах і форматах — від Excel до звичайної таблиці у Word. Головне — аби він був зрозумілим для команди й узгодженим із нею.
Розробка плану на рік включає такі кроки: оцінка потреб, аналіз попередніх результатів (виконані плани дій, стратегії), визначення цілей, показників ефективності та необхідних ресурсів.
Загальна структура річного плану:
- Стратегічний напрям та ціль + опис результату цілі.
- Операційна ціль + опис мети цілі.
- Завдання.
- Показники.
- Ресурси.
- Розбивка по кварталам.
- Відповідальні.
Є різні онлайнові інструменти, які дозволяють управляти проєктами і керувати річними планами. Наприклад, Trello, Slack. Вони зручні тим, що дозволяють розподіляти завдання й відстежувати прогрес у роботі кожної людини. Проте невеликій ГО для початку цілком вистачить таблиці Excel і систематичних зустрічей з командою.
Що таке SMART-планування
Прописувати цілі на рік варто, дотримуючись технології SMART. Тобто, по-перше, ціль має бути конкретною, вказувати на чіткий результат (чого організація хоче досягти). По-друге, вимірюваною: бажаний результат можна виміряти в цифрах. По-третє, важлива досяжність цілі. Навіть якщо це амбітна мета, команда повинна вважати її реалістичною й розуміти, де взяти необхідні ресурси.
Окрім того, ціль повинна бути значущою, а саме — одержані результати мають вирішувати конкретну проблему, знаходити відгук у людей, задля яких працює організація. Ну і нарешті, ціль має бути обмежена в часі.
Отже, підсумовуючи, ціль за SMART має бути конкретною, вимірюваною, досяжною, значущою і обмеженою у часі. Наприклад, до 2025 року залучити щонайменше 50 мешканців громади до використання електронних петицій. При цьому питання впливу людей на владу є актуальним для громади. Інакше — така ціль не відповідатиме критерію значущості.
Інструменти моніторингу
Розробляючи річний план, необхідно передбачити й інструменти моніторингу та оцінки. Перший крок до цього — визначення показників успішності. Що саме свідчитиме про те, що організація досягла цілі? Окрім того, потрібно призначити відповідальних осіб, які допоможуть координувати роботу команди, забезпечити поточний контроль виконання цілей і завдань, а також зібрати інформацію для моніторингу.
Моніторинг проводиться щоквартально або частіше, якщо в тому є потреба. У процесі моніторингу організація аналізує виконану роботу, оцінює успішність заходів, коригує план дій. Річний план переглядається щороку.
Приклад: структуруємо річний план
- Стратегічна ціль: Активні мешканці впливають на прийняття рішень у громаді.
- Оперативна ціль: Реалізувати кампанію «Від дверей до дверей» для інформування мешканців/ок і залучення нових учасників/ць до організації.
- Мета на рік: Поінформувати мешканців про важливі питання громади та залучити щонайменше 50 нових активістів/ок.
- Показники успішності: Кількість проведених зустрічей і кількість людей, які увійшли до організації.
- Необхідні ресурси: Друковані матеріали, приміщення, проєктор, транспорт тощо.
- План заходів поквартально: Скільки будинків відвідати, скільки зустрічей провести, які завдання виконати.
Конспект підготовлено за матеріалами вебінару Віталія Гліжинського. Авторки конспекту: Інна Стащук, Ольга Єременко.
Цей онлайн-інтенсив є частиною проєкту «Сила малих спільнот», що реалізується Громадською організацією «Стратегії і технології ефективного партнерства» (ГО «СТЕП») за підтримки National Endowment for Democracy.