Три цінності фінансової безпеки та як їх виконувати

Громадській організації, якщо вона хоче досягати сталих змін, слід приділяти особливу увагу фінансовому менеджменту. Ідеться не просто про розпоряджання коштами, а про розумне управління ресурсами, внутрішній контроль і попередження ризиків. Посилити стійкість організації та убезпечити її від зайвих проблем допоможуть фінансові політики й процедури. Чому це так важливо і з чого почати роботу — розбираємо з Ревазом Татеішвілі, спікером вебінару для учасників і учасниць проєкту «Коло впливу».

Реваз Татеішвілі – тренер і фасилітатор тренерської групи «Інша Освіта» з понад десятирічним досвідом у сфері організаційного розвитку громадських організацій. Розробляв політики фінансової прозорості та фандрейзингу для мережі організацій-партнерів «People In Need», БФ «Право на Захист». Має багаторічний досвід фасилітації стратегічних сесій для ГО та державних установ.

Фундамент — цінності

Чому цінності важливі саме в некомерційному секторі?

В некомерційному секторі, де основою є суспільна довіра, принципи прозорості, підзвітності та ефективності використання коштів нерозривно пов’язані. Прозорість створює основу, підзвітність забезпечує належне управління, а ефективність доводить, що місія виконується з урахуванням кращого результату за менші кошти. Це разом засвідчує, що організація варта довіри, спроможна виконати проєкт і здатна правильно розподілити кошти.

Місія фінансового управління полягає у забезпеченні позитивного впливу через гарантії ефективного використання ресурсів, а також у підвищенні якості фінансового менеджменту, управління ризиками та внутрішнього контролю до рівня міжнародних стандартів.

Як виконуються цінності прозорості, підзвітності та ефективності використання коштів?

Прозорість (Transparency)

Прозорість означає, що всі фінансові операції відкриті й зрозумілі зацікавленим сторонам — персоналу, Правлінню, донорам, бенефіціарам.

Ця цінність виконується через:

Чітку фінансову політику. Положення містить офіційні правила, які є обов’язковими для всього персоналу. Це усуває двозначність і суб’єктивність у прийнятті фінансових рішень і гарантує, що донори отримують стандартизовану, зрозумілу та зіставну інформацію про використання їхніх цільових коштів.
Включення навчання фінансовим політикам до посадових інструкцій усіх осіб, задіяних у команді організації.

Публічне звітування та створення паперового ланцюжка. Організація публічно звітує про свої витрати. Жодна операція не може бути проведена без належно оформленого первинного документа, що відповідає вимогам законодавства. Це створює документальний слід для кожної витрати.

Підзвітність (Accountability)

Підзвітність реалізується через чітке розмежування ролей і обов’язків та систему внутрішнього контролю, яка унеможливлює зловживання.

Ця цінність виконується через:

Розподіл повноважень. В організації детально визначені ролі Керівника, Фінансового менеджера та Бухгалтера. Наприклад, Фінансовий менеджер відповідає за планування і звітність перед донорами, тоді як Бухгалтер – за ведення обліку за національними стандартами.
Система затвердження платежів (Сегрегація обов’язків). Найважливіший механізм підзвітності — це послідовне затвердження платежів. Платіж не може бути здійснений, якщо він не пройшов погодження підписами Фінансового менеджера та Керівника. Це запобігає ситуації, коли одна особа контролює весь цикл операції, та мінімізує ризик шахрайства.
Дотримання законодавства (Комплаєнс). Положення зобов’язує організацію діяти як податковий агент (ПДФО, ЄСВ) і дотримуватись національних стандартів бухгалтерського обліку (П(С)БО), забезпечуючи підзвітність перед державними регуляторами.
Створення внутрішнього органу контролю. Такий орган має прямий доступ до первинної документації та щонайменше раз на рік перевіряє, чи відповідає первинна документація дійсності, чи вся техніка (нерухомість) є на обліку та фактично використовується в організації.
Система декларації неупередженості та сповіщення про недоброчесність. Це дозволить показати, що організація дбає про свою репутацію та має документальне підтвердження відповідальності конкретної особи за злочин, а не всієї організації.

Щоб уникнути відповідальності за чужі злочини, керівництво організації зобов’язане пояснювати свої рішення і дії, а також забезпечити доступ до інформації про те, як вона використовує свої ресурси та чого досягла, виконуючи статутні обов’язки.

Ефективність (Efficiency)

Ефективність використання коштів досягається завдяки систематизації, плануванню та превентивному контролю фінансових процесів.

Ця цінність виконується через:

Систематичну діяльність. Дозволяє мінімізує помилки та витрати часу на виправлення.
Контроль бюджету та змін. Перерозподіл бюджету в розмірі більше 10% здійснюється лише після письмового погодження з відповідальною в організації людиною та донором. Це гарантує, що кошти використовуються виключно на заплановані цілі.
Управління грошовими потоками. Процедури управління банківськими рахунками та вимоги до проведення платежів лише після завершення процедур закупівель (за винятком обов’язкових платежів) забезпечують, що кошти витрачаються раціонально та відповідно до найкращої вартості.
Встановлення конкурентних умов. Для кожної закупівлі є свої процедури відбору, які гарантують найвищу якість продукту/послуг (від переліку надійних підрядників до конкурентних умов відбору нових).

Як налаштувати операційний менеджмент

Елементи операційного менеджменту мають бути інтегровані у фінансову систему організації. Вони необхідні, щоб працювати системно, послідовно й ефективно. Можна визначити такі ключові взаємопов’язані інструменти, які формують операційний цикл управління фінансами: планування, організація діяльності, внутрішній контроль, моніторинг і звітність.

Планування

Фінансове планування — це основа, орієнтована на підготовку організації до майбутнього.

Інструменти

Організація діяльності

Ви маєте розуміти, як відбувається координація ресурсів в організації для реалізації загальної стратегії та досягнення цілей. Ваші ресурси — це зокрема персонал, активи, інтелектуальна власність тощо.

Інструменти

Внутрішній контроль

Важливо вибудувати систему внутрішнього контролю для належного виконання політик і процедур та найефективнішого використання ресурсів.

Інструменти

Моніторинг і звітність

Моніторинг і звітність важливі, щоб керівництво й зацікавлені сторони могли порівняти фактичні показники роботи з плановими. Навіть базовий план моніторингу та оцінки (M&E) забезпечує систематичне відстеження прогресу організації в досягненні її цілей та запланованих результатів, дозволяючи своєчасно виявляти проблеми і коригувати діяльність.

Інструменти

Процедури контролю і підзвітності

Операційний менеджмент також деталізується через конкретні процедури, які забезпечують виконання контролю та підзвітності:

Розподіл повноважень та обов’язків (Сегрегація обов’язків). Чітке розмежування ролей, зокрема між Фінансовим менеджером (відповідає за бюджетування, цільове використання коштів, звітність донорам, бюджетний та внутрішній контроль) і Бухгалтером (відповідає за ведення бухгалтерського обліку, подання загальної звітності, систему документообігу, здійснення платежів).
Процедура закупівель. Встановлення чітких правил і конкурентних умов для відбору підрядників/виконавців.
Алгоритм затвердження платежів. Покрокова схема, що передбачає такі обов’язкові дії з кожним платежем:

Завдання для рефлексії

Проаналізуйте процедуру розподілу коштів в типовому проєкті вашої організації: від формування бюджету до проведення оплат. Спробуйте описати ланцюжок дій і процедур так, як вони відбуваються насправді.

Ключ для аналізу. Якщо у вашій організації одна й та сама людина є виконавцем завдання і сама ж його затверджує як виконане, це підвищує ризики помилок та створює підґрунтя для шахрайства. Спробуйте переписати ваш ланцюжок дій так, щоб обов’язки виконання й затвердження завдань на всіх етапах планування та розподілу коштів були передані різним особам. В ідеалі — щоб та сама людина в організації не передавала самій собі роботу з попередньої ланки ланцюжка. Фактично, фінансові політики створені саме для того, щоб в цьому ланцюжку працювали два правила:

«Правило чотирьох очей» — щонайменше дві особи бачили та могли повідомити про помилки чи невідповідність розробленого документа Політикам.
«Правило однієї руки» — незалежно від того, скільки осіб працювали над документом, є одна особа, яка бере на себе відповідальність за доброчесність документа.

Публічність для неприбуткових організацій

Публічність — це забезпечення відкритості й зрозумілості всіх фінансових операцій для всіх зацікавлених сторін, включаючи персонал, Правління, донорів і бенефіціарів. Публічність необхідна для побудови довіри, адже дозволяє донорам і бенефіціарам переконатися, що їхні кошти використовуються за призначенням, а фінансова діяльність ведеться відкрито. Вона свідчить про послідовність і цілісність фінансової системи організації, унеможливлює маніпулювання її фінансовим становищем.

Для дотримання принципів публічності організація може:

надавати на запит інформацію про свою діяльність та плани;
складати достовірні, повні та своєчасні фінансові звіти;
робити публічні звіти (щонайменше щороку);
дотримуватися законодавства;
мати чітку фінансову політику;
підкріплювати рішення організації документами (паперовий ланцюжок);
мати план навчання персоналу та план моніторингу;
стежити, щоб фінансові процедури були прозорими і зрозумілими.

Фінансова безпека організації

Протидія шахрайству та доброчесність

Щоб працювати системно й ефективно, організація має приділяти належну увагу системі фінансової безпеки. Зокрема, усунути ключові фінансові ризики допоможе політика протидії корупції і шахрайству.

Декларація неупередженості. Організаціям рекомендується декларувати максимальну нетерпимість до будь-якого виду корупції та шахрайства. Варто використовувати широке визначення, що охоплює підробку документів, розкрадання та нецільове використання коштів.
Превентивний контроль. Процедури внутрішнього фінансового аудиту дозволяють регулярно перевіряти доцільність витрачених коштів. Необхідно заборонити пропонувати та приймати грошові чи матеріальні винагороди будь-якій особі, яка має владний статус під час виконання діяльності ГО (наприклад, надання гуманітарної допомоги, психологічної допомоги або іншої роботи з вразливими категоріями населення).
Захист викривачів (Whistleblowers). Критично важливо гарантувати захист членам команди, які повідомили про обґрунтовані підозри. При цьому слід забезпечити конфіденційність і захист викривачів від переслідування чи звільнення. Це заохочує внутрішнє викриття порушень. Доцільно створити посаду Комплаєнс менеджера (або призначити відповідальну особу), який буде відповідальним за моніторинг виконання політик, реєстрацію та обробку скарг, проведення розслідувань випадків корупції/шахрайства.
Реагування та санкції. Варто передбачити застосування дисциплінарного стягнення, аж до звільнення, при встановленні корупційних дій. А в разі встановлення кримінально протиправної дії — мати прямі вказівки негайно повідомити про це компетентні державні органи.

Фінансові політики можуть з’являтися на різних етапах розвитку організації відповідно до її потреб, появи нових партнерів або масштабування діяльності. Їхня мета — посилити фінансову стійкість і безпеку організації, сприяючи досягненню її цілей.

— Навчальна програма для локальних і регіональних ОГС є частиною проєкту «Коло впливу», що реалізується громадською організацією «Стратегії і технології ефективного партнерства» за підтримки National Endowment for Democracy. Провайдером навчальної програми є тренерська група «Інша Освіта».